Surfant sur la vague du « social media » et sur l’explosion des Facebook, Twitter et consorts, de nombreuses entreprises mettent en place un réseau social interne d’entreprise. Sérieusement ?
On le sait. Le réseau social externe organise de manière interactive et conversationnelle les relations entre l’entreprise et ses parties-prenantes (au sens large). Mais qu’en est-il des réseaux sociaux internes ?
Le rôle du réseau social interne est aujourd’hui clé pour l’entreprise. D’autant plus qu’il induit une modification des modes d’échange entre les salariés, à travers notamment l’animation de communautés d’intérêt et de pratiques professionnelles.
Mais une majorité d’entreprises ne savent pas par quel côté prendre le sujet. Force en effet est de constater qu’un certain nombre d’idées reçues planent encore autour de la mise en œuvre des réseaux sociaux internes.
Alors on ne résiste pas à vous donner les 10 principales idées reçues qui nuisent encore à ce type de projet.
1) La mise en œuvre des réseaux sociaux internes est une fin en soi
Erreur !
Le RSE ne constitue pas une fin en soi mais un outil. C’est même un moyen d’atteindre un objectif fixé par l’entreprise.
La première étape est donc de définir la stratégie dans laquelle la mise en œuvre du RSE va s’inscrire. On ira valoriser les compétences internes. On améliorera le knowledge management. Et on favorisera la création de liens interpersonnels.
Et surtout, on va décloisonner la communication.
Sinon, les entreprises qui mettent en place leur RSE selon la théorie du « on verra bien ce qu’on en fait » sont généralement déçues. Les résultats ne sont pas atteints et les mauvais usages perdurent.
2) Il s’agit d’un projet informatique avec un changement de nature technologique exclusivement
Aie !
Le Titanic vous le dirait s’il pouvait. Les changements technologiques ne représentent que la face émergée de l’iceberg.
Avant tout, le réseau social interne implique surtout des changements au niveau de la culture et des valeurs de l’entreprise. Comme par exemple, accepter une communication plus virale et moins top/down notamment. On dit Top/down parce que cela fait bien. On ne vous expliquera pas de quoi il s’agit, c’est trop long. Ou alors devant un café à l’Agence.
Le réseau social interne implique également des changements de méthodes de travail, voire même de l’organisation. On assiste souvent à un alignement de l’organisation lors de la mise en place du RSE. Et à l’émergence de nouveaux postes types « community managers ».
3) Ces outils sont intuitifs et ne nécessitent pas d’accompagnement
Bien sûr !
Du fait notamment des impacts multiples, bien au-delà de la seule dimension technologique, la mise en place d’un RSE nécessite un accompagnement au changement important.
La problématique ne réside pas dans l’utilisation de tel ou tel écran de l’outil mais dans les usages qui en sont faits.
À quoi va me servir ce RSE ? Comment l’articuler avec mon rôle de manager ? Comment faire adhérer ? Dans quelle mesure son utilisation permet d’atteindre mes objectifs opérationnels ? Quelles applications pratiques puis-je en faire ? Quelles sont les règles du jeu, ce que je peux faire ou ne pas faire ? À toutes ces questions, il faut des réponses.
4) L’utilisation sera riche et naturelle
Evidemment.
Dans la majorité des cas, contrairement aux idées reçues, les utilisateurs sont loin de se « jeter » sur leur réseau social interne.
S’il ne répond pas à leurs besoins, ni à leurs attentes métiers et technologiques, l’outil passera au mieux pour une curiosité. Il les amusera (ou pas) lors des premières semaines du déploiement. Et ensuite il retombera comme un soufflé.
Autre point d’attention. L’amalgame avec les réseaux sociaux de la sphère privée (Facebook, Twitter, etc.). Il pourra en effrayer certains, d’où l’importance de partager la « vision » associée à la mise en œuvre du RSE. Il est important aussi, que les règles du jeu et usages soient clairement spécifiées.
Enfin, s’il se superpose simplement aux outils existants, le RSE sera seulement perçu comme un énième outil. Là ce sera perdu d’avance. Il rappelera en effet aux collaborateurs qu’ils sont noyés sous les différentes sources d’information déjà existantes (mails, intranet, journaux internes, etc.).
5) Les plus jeunes seront plus à l’aise avec ces outils
Wesh.
On parle le Millennials couramment, alors on écrit Wesh. Bon, d’accord, vous avez raison, il faut arrêter avec les stéréotypes sur les génération X, Y, Z, Millennials, digital native, etc…
Eh bien non. Les entreprises qui déploient leur RSE sont souvent étonnées de ne pas trouver les « ambassadeurs des réseaux sociaux internes » là où elles les auraient imaginés.
Si, de manière générale, les plus jeunes générations sont plus habituées à l’utilisation des réseaux sociaux, de par leurs habitudes dans la sphère privée, on constate aussi des résistances au changement chez les plus jeunes, mais pas seulement. C’est souvent le cas car l’amalgame avec les outils privés ne leur plaît que moyennement.
À contrario, l’utilisation d’un RSE pourra déclencher un intérêt insoupçonnable auprès de personnes n’ayant jamais osé franchir le pas dans la sphère privée. Ces facteurs d’intérêt ou de désintérêt (voire de résistance) dépendent plus d’aptitudes transversales.
Il faut donc cultiver la curiosité, l’appétence avec les technologies de chacun. La réussite ne dépend pas de facteurs liés à l’âge ou l’ancienneté.
6) Les réseaux sociaux internes viennent remplacer les outils en place : intranets collaboratifs, intranets d’information, portails RH, etc.
Et on pourrait même dire plus : le RSE change le plomb en Or.
Eh oui. Le RSE a pour vocation d’ajouter une donnée plus « sociale » aux outils de travail collaboratifs classiques. Et déjà existants. Mais il n’a pas pour vocation à les remplacer. Partant de ce constat, deux écueils sont souvent rencontrés lors de la mise en place d’un RSE :
- Le souhait de remplacer les outils existants. Adieu Intranets, espaces collaboratifs, portails, etc. Bienvenue à un unique RSE ne disposant que de fonctionnalités dites « sociales » (communautés, blogs, wikis, etc.),
- La superposition mécanique du RSE sur les autres outils. En France on aime les millefeuilles. Les entreprises n’y échappent pas. Alors sans réflexion autour de l’intégration des différents outils et de leurs usages respectifs, de manière incohérente, on rajoute une couche de plus.
Cette, le RSE apporte bien une « sur-couche » sociale. Elle s’ajoute à la gestion des projets ou à des connaissances permises par d’autres outils. Sa vocation est de créer de l’information par les liens tissés entre les collaborateurs. Mais il produit par nature de l’information non structurée, complémentaire de l’information organisée par d’autres outils.
L’idéal pour une entreprise est de profiter de la mise en place d’un RSE pour refondre et intégrer de manière cohérente ses différents outils lui permettant de :
- Collaborer (espaces collaboratifs, KM),
- Discuter (blogs, wikis, forums, etc.),
- Développer et valoriser les compétences de chacun (annuaires, portails RH, bourses à l’emploi),
- Et d’informer (intranets de communication).
7) Les attentes viennent des collaborateurs, tout cela va se faire naturellement sans portage managérial particulier
Il faut donc laisser le temps au temps. Et ne rien faire.
Comme pour tout projet structurant au sein de l’entreprise, la mise en place d’un RSE a peu de chances de réussir sans un véritable sponsoring du top management.
Il faut des leader. La mise en place du RSE doit être déclinée en cascade au sein des différents niveaux de management. Les changements culturels et de méthodes nécessitent en effet une forte implication du management pour expliquer. Et surtout donner du sens à ces changements.
Quel gain ? Par exemple la réduction du nombre d’emails échangés. Ou le partage systématique de l’information. Ou encore le travail en mode projet élargi, etc.
8) Les collaborateurs vont y passer trop de temps, cela risque d’être nuisible à l’entreprise
Kevin, il passe toute la journée sur Facebook.
Encore une idée reçue très répandue au sein des entreprises. Le temps passé sur les réseaux sociaux (qu’ils soient privés ou d’entreprises) serait contre-productif. À tel point qu’il justifierait donc le blocage systématique de l’accès à ces sites pour les collaborateurs. Bienvenue donc dans l’entreprise dictatoriale.
Notons tout d’abord que, s’il souhaite réellement passer du temps sur les réseaux sociaux, le collaborateur aura très certainement la possibilité de le faire depuis son smartphone. Qu’en est-il alors de l’effet infantilisant d’interdire purement et simplement l’accès à ces sites ?
A contrario, des études ont prouvé que le temps passé sur les réseaux sociaux semblait bénéfique sur la productivité des collaborateurs. Et donc sur la performance de l’entreprise.
Le département Management et Marketing de l’université de Melbourne le confirme notamment, lors d’études poussées :
«des pauses courtes et discrètes, comme un surf rapide sur Internet, permettent à l’esprit de se reposer, avec pour conséquence une plus forte concentration sur son travail et une meilleure productivité».
Vive l’entreprise libérée.
9) Le succès d’un tel projet va se faire rapidement, sans montée en charge progressive
Yes we can !
Eh bien non. Contrairement à sa réputation « virale », hors de contrôle et rapide, force est de constater que la mise en place des RSE connaît souvent des débuts poussifs.
Comme tout changement d’envergure, le RSE doit faire la preuve de son intérêt et de son utilité.
Le mieux est encore de procéder par vague de déploiement. Le RSE est comme une nouvelle série TV. Avant de s’imposer à tous, il faut un bon premier épisode. Un bon pilote. Il faut donc porter une attention particulière sur une phase … pilote.
Ceci permettra de pouvoir communiquer par l’exemple. Et surtout, cela va élargir le dispositif par essaimage.
Autre chose. Les craintes et aprioris relatifs aux RSE peuvent également justifier le caractère progressif de la montée en charge de son utilisation.
10) Par définition un RSE ne doit pas être contrôlé
C’est certain ?
L’information contenue dans un RSE peut être plus ou moins structurée. Elle laisse ainsi place au caractère conversationnel du RSE et à la spontanéité de son utilisation. Mais il n’en demeure pas moins qu’il s’agit d’un espace d’échange et de discussion professionnel.
Mis à disposition par l’entreprise, le RSE fait par nature l’objet de règles du jeu.
Il ne s’agit pas ici de mettre en place un défouloir ou de compromettre l’intégrité des personnes participant aux différents échanges.
Encore une fois, un accompagnement du changement adapté aux enjeux permettra de réguler les usages de ces nouveaux outils qui peuvent s’avérer très bénéfiques. À condition qu’ils soient correctement encadrés.
