télétravail

Le télétravail fait l’actualité, plébiscité par les salariés comme par les entreprises. Très bien. Pourtant une politique de télétravail ne s’improvise pas. Elle peut même être contre productive. Voici les éléments clés pour cerner les besoins, accompagner sa mise en place et surtout pour se garder d’en faire une contrainte.

Un contexte de plus en plus favorable

Aujourd’hui, lorsqu’on demande à un salarié ce qu’il pense du télétravail, il répond généralement positivement. Selon la Fondation Concorde, un actif sur 4 pourrait facilement y recourir.

L’étude Cadremploi publiée à la rentrée avance que 60% des cadres parisiens sont prêts à quitter Paris ou la région parisienne pour aller vivre en province.

Quitte à envisager une baisse de salaire.

Autant dire que de tels résultats apportent de l’eau au moulin des partisans du télétravail, c’est une aubaine…

 

Télétravail, solution miracle ?

Les avantages semblent nombreux. Si nombreux que personne ne pourrait les contester. Tellement positifs que l’on se demande pourquoi on n’impose pas 100% de télétravail dans les entreprises.

Le cabinet Kronos, dans son étude datée de janvier dernier, nous les dévoile :

  • une baisse de 5,5 jours par an des arrêts maladie,
  • une augmentation de la productivité de 22%,
  • une augmentation du temps de travail de 2,5% par an,
  • une réduction de 40 minutes du temps moyen de trajet domicile-travail,
  • une augmentation de 45 minutes du temps moyen de sommeil des salariés.

 

Le télétravail est en vogue

Tout concoure à étendre de plus en plus la formule.

Les entreprises qui ont déjà mis en place une charte du télétravail sont nombreuses. De grands noms. Pfizer, Axa, Renault, Michelin, Microsoft, Air France, France Telecom ou Accenture.

C’est par ricochet un argument de recrutement.

Et ce n’est pas par hasard si la plupart d’entre elles figurent en bonne place dans les classements des Top employeurs.

Au point de faire des émules. Dell aussi s’y est mis dernièrement. Objectif annoncé, 50% de télétravailleurs à terme. Mais des PME et des ETI également, comme Wikio ou Easycare.

 

Quel type de télétravail ?

Choisir le télétravail ne s’improvise pas. Il s’agit de rassurer et d’accompagner le changement. Et d’en définir le fonctionnement pour ne pas déséquilibrer l’entreprise.

Ponctuel ? Permanent ? Une période de deux à trois jours par semaine suivie d’une période de présentiel ? Ou bien les télétravailleurs sont-ils dispatchés à des centaines, voire des milliers de kilomètres et ne se rencontrent que via Skype ?

Que ce soit pour du télétravail de nature ponctuelle (un problème de garde d’enfant ou de transports, par exemple) ou de nature permanente (un déménagement…), la question cruciale est de savoir si l’entreprise est prête pour effectuer ce choix ?

Et puis, les salariés le souhaitent-ils ? L’organisation managériale est-elle compatible avec cette notion ? En a-t-elle les moyens ? Autant de questions à ne pas laisser de côté.

 

Quels types de postes entrent en jeu ?

Opter pour le télétravail doit prendre en compte également la réalité des métiers.

Tous les postes ne sont pas forcément éligibles au télétravail. Certaines tâches sont facilement pilotables à distance quand d’autres nécessitent une présence constante sur le terrain.

Certains profils de collaborateurs seront aussi plus facilement éligibles à ce type d’activité, ne serait-ce que par leur maturité, leur expérience ou leur fonction.

Sans parler de la confiance, de l’éducation et de la maturité managériale qui doit encadrer les collaborateurs.

 

Une stratégie à mettre en place

Orienter l’entreprise dans cette voie impose d’avoir une vision à long terme. La rédaction d’Eurécia, publiait dernièrement une infographie rassemblant 6 points saillants pour appliquer le télétravail en entreprise. Les voici en détail.

1/ Consulter les instances représentatives du personnel (comité d’entreprise, délégués du personnel et CHSTC, futur Comité Social Economique)

La décision de mettre en place une politique de télétravail relève de la culture de l’entreprise et de ses valeurs. Elle doit donc impliquer toutes les parties prenantes.

Au niveau de la médecine du travail, le problème se pose également. Là où dans un cadre normal l’entreprise peut regrouper les visites de médecine du travail, le télétravail impose de s’adapter à chacun. Le Comité Social Economique a également son mot à dire.

L’enjeu ici, est de certifier de la conformité et de la sécurité du poste de travail (électricité, Internet, sécurité…).

 

2/ Faire en sorte que le télétravail soit volontaire et non pas imposé

Il peut être mis en place à l’initiative du salarié ou sur proposition de l’employeur. Mais le salarié est libre de refuser sans que cela constitue un motif de rupture du contrat.

 

3/ Formaliser juridiquement l’encadrement du télétravail.

Le télétravail peut être mis en place, avant ou après l’embauche. Avant l’ordonnance du 23 septembre 2017, le contrat de travail ou l’avenant devaient préciser les conditions du télétravail, occasionnel ou régulier, avec le lieu où il s’effectuait, les horaires et le nombre de jours travaillés.

L’ordonnance prévoit désormais que le télétravail soit mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou d’une charte validée par le Comité Social Economique. Cela permet ainsi de simplifier le processus, sans faire l’objet d’une longue clause supplémentaire dans le contrat de travail.

La mise en place peut donc faire l’objet d’un simple email renvoyant vers la charte.

La localisation est importante car elle doit être contractualisée au cas où le télétravailleur déménagerait à nouveau. A nouvelle localisation, nouveaux temps de transports, nouvelle surface et nouveaux frais associés.

De même pour la rémunération (brut déduit des frais de télétravail) avec les frais récurrents.

Comme stipulé dans l’ANI du 19 juillet 2005 relatif au télétravail, le collaborateur peut faire passer en frais professionnels une certaine partie de ses charges : électricité, Internet. Il est important de convenir justement à l’avance des frais de télétravail. Et notamment la surface du poste de travail, qui implique un prix au mètre carré de l’espace de travail : un changement de lieu, et c’est alors un changement de frais de télétravail et donc un avenant.

Cependant, l’ordonnance du 23 septembre dernier allège les obligations de prise en charge pour certains frais. Ce point doit donc être abordé dans la charte ou l’accord collectif.

 

4/ Préserver l’équité et éviter toute discrimination entre les télétravailleurs et les autres salariés

L’entreprise doit ainsi supporter les coûts liés à la mise en place du télétravail, matériel, logiciels, coût des abonnements téléphonique ou Internet, Webcam, écouteurs, imprimante, cartouches d’encre …

Les droits restent les mêmes que le salarié classique, notamment dans l’accès à la formation professionnelle ou à la médecine du travail.

 

5/ Assurer la protection des données

La politique de protection des données ne s’arrête pas avec le télétravail et couvre l’activité en dehors de l’entreprise. Les mêmes règles s’appliquent et l’entreprise doit y veiller en y sensibilisant le télétravailleur.

Cela inclut également de se conformer aux nouvelles législations européennes sur la protection des données, la GDPR (General Data Protection Regulation – RGPD en français, pour Règlement Général sur la Protection des Données). Bon courage !

 

6/ Créer une relation de confiance

Pour ce dernier point, outre la charte du télétravail, la sensibilisation du management est un point crucial car permet à elle seule d’instaurer une relation suivie basée sur la confiance.

En tant qu’employeur, vous êtes responsable du bien-être de vos collaborateurs, y compris – et surtout – de vos télétravailleurs.

C’est une responsabilité vis à vis  de leur santé, et la médecine du travail exigera de vous que vous soyez en mesure de prouver que votre collaborateur va bien.

Les risques de burn-out existent aussi dans le télétravail et sont d’autant plus difficiles à détecter à distance.

 

Attention aux risques

La mise en place d’une politique de télétravail ne doit pas laisser place à l’isolement. Pour du télétravail permanent, prévoir des réunions par Skype quotidienne et en présentiel. Cela peut couter cher en déplacement mais c’est indispensable pour créer une cohésion de groupe.

La rédaction du contrat peut aussi se trouver compliquée par une législation pas encore adaptée à cette nouvelle façon de travailler. Un exemple parmi d’autres : un simple déménagement peut augmenter sérieusement les coûts de déplacement.

La législation oblige aussi l’employeur à contrôler la sécurité de l’environnement de travail du salarié. Les startups ont tendance à s’en affranchir et pour l’instant on n’a pas eu connaissance de contrôle d’envergure de la part de l’administration.

L’Urssaf ne s’est pas encore vraiment adaptée à ces changements, leurs décisions ne sont pas encore uniformes, laissons leur le temps de s’adapter aux jurisprudences à venir.

 

Le télétravail pas toujours une bonne idée

Certaines entreprises en reviennent. Mettant un terme à l’expérience. Ce fut le cas chez IBM, mais aussi dans d’autres entreprises de la Silicon Valley comme chez Yahoo, et qui, pourtant, avaient grandement accompagné le mouvement.

Car une politique de télétravail exige de revoir fondamentalement l’organisation. Cela a un coût et cela nécessite surtout de revoir le management. C’est une grosse remise en question, un long et important chantier de conduite du changement, et qui ne s’improvise pas.

Seul la présence humaine peut détecter des souffrances, des alertes, des non dits ou des malaises liés aux enjeux ou aux objectifs et l’activité.

La motivation de l’équipe est primordiale. Et c’est le manager qui l’insuffle. Ou bien la répare. Et pour cette raison il doit être présent. On ne parle pas de surveillance mais de présence. On ne parle pas non plus de bienveillance, mot parfois galvaudé, mais d’efficacité.

De même, la distance peut aussi être source de conflit. Il est facile en effet de s’emporter au fil d’échanges de mail, alors que le débat en face à face impose à tous de rester courtois et facilite l’arrangement amiable.

 

Effet de mode ou changement profond ?

Le télétravail connait aujourd’hui un véritable engouement, avec tous les effets pervers qui accompagnent les effets de mode.

Le télétravail peut même déstabiliser l’entreprise et l’organisation. Démotiver les salariés. Et ajouter de la distance en créant un gouffre entre les collaborateurs, un gouffre humain que toutes les technologies du monde ne parviendront jamais à combler. En créant de la frustration pour les non bénéficiaires, et parfois de la jalousie au sein de l’équipe.

C’est donc un outil de plus, mais qui doit être utilisé avec parcimonie avec des phases de test sur une population cible de volontaires. Avancez lentement mais surement.

 

Le télétravail, priorité des salariés ?

Selon le dernier baromètre Actineo sur la qualité de vie au travail, 55% des actifs souhaitent plus de liberté dans l’aménagement de leur temps de travail, avec en priorité pour 32% d’entre eux, le fait de pouvoir choisir plus librement cet aménagement dans la semaine.

On aurait pu croire que la liberté c’est le télétravail. Or la majorité des français souhaite toujours aller au bureau. Que faut-il en conclure ? Un besoin de relations humaines ? La peur d’être oubliés ? Un reflexe conditionné ?

La nouvelle génération sera le maitre étalon de la réussite de nos nouvelles façons d’aborder le monde du travail. Gageons qu’ils sauront faire les meilleurs choix !