Avouez-le, il ne vous viendrait jamais à l’esprit de déménager dans un taudis. Pour votre entreprise et vos salariés, c’est un peu la même chose. Alors autant faire de ce moment crucial de la vie de l’entreprise, un modèle d’accompagnement au changement, de qualité de vie au travail et de communication marque employeur.

 

Un déménagement c’est toute une aventure. Et comme toute aventure, il faut l’organiser. Mais il n’y a pas que la logistique et les cartons, le réseau informatique ou la décoration.

 

Il y a les gens. L’émotion. L’humain.

C’est une source de stress au sein de l’entreprise. Et là, on entre dans un domaine tant subjectif que psychologique. D’ou l’importance de communiquer et de jouer la transparence.

Pour cela, 5 actions vont vous permettre de délivrer à la fois une image employeur séduisante en même temps qu’une conduite du changement exemplaire.

 

1 Anticiper

Ne cachez pas les détails, les contraintes ni les enjeux. Vous allez devoir répondre aux questions. Elles sont légitimes et viennent de tous les salariés.

L’anticipation, c’est ce qui va vous permettre d’éviter les couacs comme les fausses rumeurs de Radio moquette, et d’optimiser l’adhésion des collaborateurs.

Pour cela, le dialogue doit primer en amont du déménagement :

  • informez les salariés sur les différentes options qui s’offrent à l’entreprise. Ils sont les premiers concernés (trajets, changements…),
  • organisez des réunions, des consultations en interne pour recueillir les avis, les éventuelles réticences. Vous pourrez ensuite accompagner au changement avec des moyens spécifiques : télétravail, aménagement des horaires. C’est le moment d’engager un chantier de Qualité de vie au travail (QVT) et de Responsabilité sociale (RSE) : charte sur la parentalité, charte sur le télétravail, optimisation des transports, locaux moins énergivores… Le moment est venu.

 

2 impliquer

Lorsque le choix de l’emplacement est arrêté, on entre dans un processus nouveau. Il faut créer de l’adhésion. Ainsi, l’idée est de faire participer les salariés.

  • proposez de faire visiter les futurs locaux, pour permettre de se les approprier,
  • impliquez les salariés dans le choix des bureaux, de la décoration, du mobilier de bureau,
  • organisez des concours d’idées, (baptiser les salles de réunion, …),
  • organisez un évènement participatif pour créer de l’émulation : un déménagement est aussi l’occasion de replonger dans les souvenirs de l’entreprise. Par exemple une soirée de départ permet de rassembler tout le monde et symboliquement « rendre les clés ».

 

3 accompagner

L’accompagnement est la clé du succès. Il doit être constant et sans failles.

  • Les outils de communication (intranet, réseau social d’entreprise, applications collaboratives) comme les outils print (affichage,….) sont le moyen d’accompagner au changement, de tenir par la main les collaborateurs pour les emmener vers ce nouvel horizon commun,
  • formez des groupes de travail pour faire circuler l’information dans tous les sens,
  • le changement se conduit aussi dans le confort. Proposez d’améliorer le quotidien des salariés avec des éléments de QVT qui n’existaient pas auparavant. Ils faciliteront l’adaptation et la fidélisation : yoga, sophrologie, salle de sieste, les possibilités sont infinies… Et votre proposition de valeur employés (PVE) peut y gagner.

 

4 Communiquer

3 semaines en amont du jour J, il est temps d’organiser la communication externe auprès des clients, fournisseurs.

Il vaut mieux ne pas les mettre devant un fait accompli.

Faites avant tout passer un message fort à vos clients, afin de leur faire comprendre qu’ils ont, eux aussi, beaucoup à gagner de votre déménagement.

Le jour du déménagement, assurez-vous aussi que les transferts de téléphones, les signatures de mail, et toutes vos coordonnées (réseaux sociaux,…) soient bien à jour.

 

5 intégrer

Qui dit nouveaux locaux, dit cérémonie d’accueil, crémaillère.

Le jour J, l’accueil dans les locaux doit être irréprochable.

Dans ce nouvel environnement, il est important que l’adaptation se fasse sans heurts :

  • C’est le moment, maintenant, d’organiser une cérémonie d’accueil, fêter l’évènement avec un petit déjeuner pour que chacun prenne ses marques,
  • Une visite guidée des locaux,
  • Un livret d’accueil également, avec toutes les ‘’ficelles’’ comme par exemple pour réserver une salle de réunion,
  • Un welcome pack bien fourni et pas ‘’made in China’’ vous garantira aussi un succès immédiat et peut-être, grâce à vos collaborateurs, une expansion virale sur les réseaux sociaux, Instagram, Facebook… Votre marque employeur a tout à gagner.

 

Vous êtes prêts ? Maintenant, il est temps de proposer à vos clients de visiter vos nouveaux locaux. A travers la QVT de votre entreprise, ils vont alors découvrir un modèle de marque employeur qui va les rendre jaloux.

Ainsi, en appliquant ces 5 conseils, votre marque employeur aura tout à gagner de votre déménagement.